Comment solliciter un rendez-vous par mail ?

La prise de rendez-vous par mail est devenue un outil incontournable en BtoB. Que ce soit pour initier un premier contact, présenter une offre ou renforcer une relation existante, un email bien rédigé peut ouvrir de nombreuses opportunités. Cependant, captiver l’attention de votre destinataire, transmettre un message pertinent et obtenir une réponse favorable ne sont pas toujours des tâches aisées.

Un bon mail de prise de rendez-vous repose sur une structure claire, un contenu personnalisé et un appel à l’action convaincant. Ce guide explore les meilleures pratiques pour rédiger un email efficace, et fournit des exemples concrets adaptés à différents contextes. Grâce à ces conseils, vous pourrez transformer vos emails en de puissants outils de communication et d’engagement professionnel.

Pourquoi utiliser le mail pour la prise de rendez-vous ?

Objectifs de la démarche de prise de rendez-vous par mail

L’objectif principal d’un mail de prise de rendez-vous est d’obtenir une réponse positive et de fixer un entretien, qu’il soit téléphonique ou en face-à-face. Mais au-delà de cela, un email bien rédigé contribue également à :

• Renforcer la crédibilité de l’expéditeur auprès du destinataire.
• Donner une première impression professionnelle et engageante.
• Présenter succinctement la raison de la prise de contact.

Les avantages de la communication par mail

L’email offre plusieurs avantages distincts :

• Clarté et structure : il permet de détailler votre message de manière concise et organisée.
• Traçabilité : les échanges peuvent être archivés pour consultation ultérieure.
• Flexibilité : le destinataire peut répondre à son rythme, ce qui évite de déranger.

L’importance de la pertinence du message

Un email efficace doit capturer l’attention du destinataire dès les premières lignes. Cela passe par :

• Un objet intriguant et flou, comme “subvention énergies”.
• Un contenu personnalisé, qui montre que vous avez pris le temps de comprendre les besoins ou le contexte de votre interlocuteur.
• Un appel à l’action direct, pour inciter à une réponse rapide.

Rédiger un mail de prise de rendez-vous professionnel

Pour garantir une réponse favorable, votre email doit respecter quelques règles d’or. Voici quelques étapes à respecter :

• Objet : attirez l’attention avec un titre flou et concis.
• Introduction : ne parlez pas de vous mais des problématiques de votre destinataire.
• Corps du mail : expliquez pourquoi vous sollicitez un rendez-vous et mettez en avant les bénéfices pour le destinataire.
• Appel à l’action : terminez par une question, c’est la dernière phrase qui sera lue donc elle incitera à la réponse.

Définir l’objet du mail

L’objet est la première chose que le destinataire lira. Il doit donner envie d’ouvrir le message. Par exemple :

• “aide publique VS privée”
• “Exemple financement”
• “plan de financement 2025”

Erreurs courantes à éviter 

• Objet d’email trop générique ou non accrocheur : Un objet d’email comme “Offre spéciale” ou “Présentation de nos services” n’attire pas l’attention.
• Un objet trop long et verbeux peut entraîner une faible ouverture de votre email. Voici quelques erreurs à éviter :
  • Utiliser des mots génériques ou vagues comme “Bonjour” ou “Demande”.
  • Employer des formulations trop longues ou confuses.
  • Utiliser des spams words.
• Email trop long : Un email trop long décourage la lecture. Idéalement, il doit être lisible en 30 secondes.
• Trop de fautes d’orthographe ou de grammaire : Les fautes décrédibilisent l’expéditeur et donnent une image d’amateurisme.
• Manque de structure claire (pas de paragraphes courts, ni d’espaces) : Un gros bloc de texte décourage la lecture.
• Police ou mise en forme peu lisible : Utiliser des polices trop originales ou de multiples couleurs nuit à la lisibilité.
• Pas de call-to-action (CTA) clair : Si vous ne précisez pas ce que vous attendez du prospect (rendez-vous, appel, etc.), il ne fera rien.
• Email trop “corporate” ou jargon technique : Un excès de termes techniques ou un ton trop formel peut aliéner le prospect.
• Manque de personnalisation de l’objet et de l’introduction : Si le prénom ou le nom de l’entreprise n’apparaît pas, le prospect sent qu’il s’agit d’un envoi de masse.
• Lien de désinscription absent (pour le RGPD) : Risque de blocage de vos emails par les filtres anti-spam.
• Adresse email d’expéditeur générique (ex : noreply@entreprise.com) : Privilégier un prénom et une adresse humaine pour renforcer la proximité.
• Ne pas connaître les besoins de son prospect : Envoyer une offre “générique” sans lien avec ses problématiques ne suscite aucun intérêt.
• Message centré sur l’entreprise (nous, nos, notre) : Le prospect se moque de votre entreprise, il veut savoir ce que vous pouvez faire pour lui.
• Ne pas montrer de bénéfices clairs et concrets : Les résultats, les chiffres et les bénéfices directs sont plus percutants que des promesses vagues.
• Absence de “preuve sociale” (témoignages, références de clients, études de cas) : Les prospects se fient à ce qui fonctionne déjà ailleurs.
• Manque d’urgence ou de “raison d’agir maintenant” : Sans urgence (promo limitée, place disponible), le prospect ne se sent pas pressé d’agir.
• Ne pas adapter le ton à la cible : Un ton trop informel ou trop formel peut faire fuir le prospect.
• Promesse exagérée ou trop “belle pour être vraie” : Les prospects sont méfiants, il faut être crédible et prouver ses dires.
• Ne pas répondre à une problématique précise : Parler de “gagner du temps” sans préciser comment est trop flou.
• Aborder trop de sujets en un seul email : Se concentrer sur une seule offre ou promesse par email.
• Oublier d’indiquer un contact humain (signature complète, email, téléphone) : Le prospect ne sait pas à qui s’adresser.
• Ne pas segmenter sa liste de contacts : Envoyer le même message à tous les prospects sans adaptation du message.
• Ne pas suivre ou relancer après le premier envoi : Les prospects ne répondent presque jamais au premier message.
• Envoyer à des adresses non qualifiées ou des listes d’emails achetées : Cela augmente le taux de rebond et le risque de se retrouver en spam.
• Envoyer l’email au mauvais moment : Évitez les lundis matin et vendredis après-midi.
• Ne pas tester l’email avant l’envoi : Il peut y avoir des erreurs de lien, de mise en forme ou des images manquantes.
• Ne pas suivre les performances (ouvertures, clics, réponses) : Sans analyse, impossible d’améliorer la stratégie d’envoi.
• Trop d’images ou de visuels dans l’email : Les filtres anti-spam bloquent souvent les emails riches en images.
• Ne pas adapter le message en fonction du parcours d’achat : Un prospect au début de son parcours d’achat ne réagit pas au même message qu’un prospect mature.
• Ne pas respecter la fréquence d’envoi (trop ou pas assez) : Trop d’emails = harcèlement ; pas assez = vous êtes vite oublié.
• Ne pas nettoyer sa base d’emails (adresses inactives) : Les emails inactifs affectent la délivrabilité globale des envois.

Introduction et présentation du destinataire

Dans les premières lignes, montrez que vous connaissez le destinataire et son contexte. Une introduction personnalisée peut inclure :

• Un rappel de votre précédent contact, si applicable.
• Une mention des activités ou projets récents de l’entreprise.
• Une reconnaissance de son rôle ou de ses besoins professionnels.

Exemple : “Sachant que vos managers sont le pivot de la conduite du changement, vous avez probablement des exigences fortes à leur égard.”

Corps du mail et argumentation

Le cœur du message doit expliquer clairement pourquoi le rendez-vous est pertinent. Mettez en avant les bénéfices pour le destinataire :

• Soulignez un problème qu’il pourrait rencontrer.
• Proposez une solution ou un avantage concret.
• Montrez que vous comprenez ses besoins spécifiques.

Exemple : “Sachant que vos managers sont le pivot de la conduite du changement, vous avez probablement des exigences fortes à leur égard. Nous préconisons d’actionner certains leviers pour les aider à mieux gérer ces moments clés.”

Appel à l’action

Terminez le mail par une demande explicite et facile à comprendre. 

Exemple : “Sachant que vos managers sont le pivot de la conduite du changement, vous avez probablement des exigences fortes à leur égard. Nous préconisons d’actionner certains leviers pour les aider à mieux gérer ces moments clés. Souhaitez-vous que l’on organise un échange pour que je vous les présente ?”

Optimiser son mail pour une stratégie de prospection commerciale

Personnaliser le message pour chaque destinataire

Un email générique a peu de chances de captiver l’attention du destinataire. La personnalisation est essentielle pour démontrer que vous comprenez ses besoins spécifiques et que votre message est pertinent. Voici comment procéder :

Utiliser des exemples concrets

Appuyez-vous sur des cas réels ou des situations comparables. Par exemple :

• “Nous avons aidé une entreprise comme la vôtre à optimiser [problématique] et à atteindre [résultat].”
• “Votre secteur d’activité, notamment en France, rencontre souvent [problème spécifique]. Nous savons apporter des solutions adaptées.”

Mettre en avant les bénéfices pour le client potentiel

Expliquez clairement pourquoi le destinataire devrait accorder de son temps. Adoptez une approche axée sur ses avantages :

• Économies réalisées grâce à vos solutions.
• Gains de performance ou d’efficacité.
• Réduction des risques dans un domaine clé.

Exemple : “Grâce à nos outils, nos clients ont constaté une augmentation de leur productivité de 25%.”

Planifier le rendez-vous (date et heure) par mail

Pour maximiser vos chances de recevoir une réponse rapide, facilitez la planification en étant précis et en proposant plusieurs options. Voici quelques bonnes pratiques.

Proposer plusieurs créneaux de disponibilité

Donnez le choix au destinataire pour éviter de créer des allers-retours inutiles :

• “Je suis disponible le mardi 12 ou jeudi 14, entre 14h et 16h. Ces créneaux vous conviendraient-ils ?”
• “Si ces horaires ne conviennent pas, n’hésitez pas à me proposer les vôtres.”

Préciser le lieu de rencontre ou le format

Anticipez les préférences du destinataire en mentionnant le format souhaité :

• “Je propose un rendez-vous en visio ou dans vos locaux.”
• “Le format peut bien entendu s’adapter à vos contraintes.”

Confirmer les détails logistiques

Une fois le rendez-vous convenu, assurez-vous que toutes les informations sont claires. Pour cela, décrochez votre téléphone ! Un appel est toujours plus bénéfique pour éviter le No Show du rendez-vous.

Quel est le moment idéal pour envoyer une relance ?

Une relance doit être réalisée avec tact et au bon moment. Voici quelques recommandations :

• Attendez au moins 48 heures après l’envoi initial avant de relancer.
• Privilégiez une relance en matinée (entre 9h et 11h), car les destinataires sont plus enclins à traiter leurs emails à ce moment.
• Évitez de relancer le lundi matin ou le mercredi après-midi, moments généralement peu propices aux réponses.

Exemples concrets de mails de demande de rendez-vous

Besoin d’un modèle pour solliciter un rendez-vous par mail ? Voici plusieurs exemples.

Objet : Approche marché 2025

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Lancer ou développer une offre implique souvent de se confronter au terrain et d’aller à la rencontre de vos futurs clients.

Nous pouvons vous accompagner avec des actions de prospection haut de gamme, menées en marque blanche, pour accélérer cette démarche.

Voici un aperçu de notre approche : croissance B2B.

À quel moment seriez-vous disponible pour échanger sur vos approches de prospection de 2025 ?

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Objet : Actions commerciales 2025/2026

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Certaines entreprises manquent de ressources internes pour améliorer leur visibilité ou générer davantage de demandes entrantes. C’est justement là que nous intervenons.

Avec un budget de 2 500 € HT par mois, nous pouvons déployer des actions concrètes, qu’il s’agisse d’attirer des prospects qualifiés (les faire « venir ») ou de les approcher directement via une prospection ciblée (les contacter).

Est-ce que notre expertise pourrait vous aider à faire le point sur vos objectifs 2025/2026 et à prévoir des actions concrètes pour les atteindre ?

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Objet : Support commercial

Bonjour {{Civilité}} {{lastName}},

Les dirigeants se posent régulièrement des questions sur leurs supports de vente : présentations PowerPoint, propositions commerciales, mémoires techniques… Sont-ils trop longs ? Trop autocentrés ?
Notre approche consiste à recentrer ces outils sur ce qui compte vraiment : les besoins et attentes de vos clients, afin de les rendre plus clairs et plus engageants.

À la lecture de ce message, pensez-vous à un support qui mériterait d’être repensé ? Nous pouvons faire le point ensemble si vous le souhaitez ?

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Objet : Exigence de résultat

Bonjour {{Civilité}} {{lastName}},

Sachant que vos managers sont le pivot de la conduite du changement, vous avez probablement des exigences fortes à leur égard. 

Nous préconisons d’actionner certains leviers pour les aider à mieux gérer ces moments clés.

Souhaitez-vous que l’on organise un échange pour que je vous les présente ?

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Objet : Outils d’aide à la vente

Bonjour {{Civilité}} {{lastName}},

Pour aller droit au but, nous sommes experts en outils d’aide à la vente BtoB. Et voici ce que nous savons faire : Présentation.

Si vous avez identifié que l’un de vos supports pourrait être revu, comme une présentation (PPT, Word…), un mémoire technique, une soutenance, une documentation… nous sommes là !

Nous pouvons en discuter. Pensez-vous à un support en particulier ? 

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Objet : Supports marketing

Bonjour {{Civilité}} {{lastName}},

Les équipes marketing et communication se posent régulièrement des questions sur leurs supports : plaquettes, études de cas, livres blancs, cahiers d’expert… Sont-ils trop longs ? Trop autocentrés ?

Notre approche consiste à recentrer ces outils sur ce qui compte vraiment : les besoins et attentes de vos clients, afin de les rendre plus clairs et plus engageants.

Voici quelques exemples pour illustrer mes propos : supports marketing.

À la lecture de ce message, pensez-vous à un support qui mériterait d’être repensé ? Nous pouvons faire le point ensemble si vous le souhaitez ?

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Objet : Benchmark supports

Bonjour {{Civilité}} {{lastName}},

Si vous souhaitez améliorer les supports PPT/Word que vous ou vos collaborateurs utilisez au quotidien, mon équipe est à votre disposition pour un brief.

Parlez-nous de votre objectif, de vos contraintes et de vos délais : nous adorons les challenges 🙂.

Et voici un exemple d’une mission réalisée pour un client pour vous donner une idée de ce que nous savons faire : étude de cas.

Est-ce que vous pensez à un projet sur lequel une nouvelle vision serait la bienvenue ?

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Objet : Outils et supports de vente

Bonjour {{Civilité}} {{lastName}},

Les outils et supports de vente peuvent être assez techniques dans votre domaine que nous connaissons bien. 

Je voulais donc savoir si vous ou l’un de vos collaborateurs pourrait avoir besoin de nos services ?

Un texte à synthétiser, un support à rédiger de A à Z (sur la base d’un entretien en visio de votre expert maison), une structure de document à challenger… Le fond, la forme… nous prenons en charge tout le projet !

En espérant pouvoir vous aider.

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Exemple 9 : mise en conformité

Bonjour {{Civilité}} {{lastName}},

Je voulais vous préciser que nous pouvons vous aider à vous mettre en conformité avec la loi ENR. D’autant que nous sommes à proximité. Comme c’est un sujet très technique, nous avons décortiqué les étapes clés d’un projet. Souhaitez-vous des précisions par rapport à votre parking, ou sur notre accompagnement ?

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Exemple 10

Bonjour {{Civilité}} {{lastName}},

Je ne sais pas si vous avez en tête le ROI de la photovoltaïque, mais il peut être très rapide : cas d’usage. Nos clients peuvent vendre le surplus d’énergie produite à un prix fixe. Ce qui garantit la rentabilité de leur projet. Et pour ceux qui font appel à nous en tant que tiers investisseur, nous leur versons un loyer. Est-ce que c’est une solution qui pourrait vous intéresser ?

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FAQ sur la prise de rendez-vous par mail

Quel est le meilleur moment pour envoyer un email de prise de rendez-vous ?

Les études montrent que les emails envoyés en début de semaine, le mardi ou le mercredi matin, entre 9h et 11h, ont le meilleur taux de réponse. Cela correspond à un moment où les professionnels planifient leur semaine et sont plus réceptifs aux nouvelles opportunités.

Quelles formules de politesse utiliser dans un mail de demande de rendez-vous ?

Adoptez un ton respectueux et professionnel. Quelques exemples :

• En début de mail : “Bonjour Madame/Monsieur [Nom],”
• En fin de mail : Une question
• Signature : “Cordialement,” ou “Bien à vous,”

Si votre relation avec le destinataire est plus informelle, ou pour adoucir le ton, vous pouvez opter pour :

• Début de mail : “Bonjour [Prénom],”
  Fin de mail : “À très vite pour échanger,” ou “Au plaisir de vous lire.”

Ces formules permettent de maintenir une touche amicale tout en restant respectueux.

Comment capter l’attention du destinataire dès les premières lignes ?

Pour captiver votre lecteur dès le début, commencez par une introduction engageante :

• Faites référence à une problématique de son secteur : “Obtenir des aides est un vrai parcours du combattant.”
• Mettez en avant un point commun : “Nous avons travaillé avec plusieurs entreprises de votre secteur, comme [nom], et aimerions discuter de solutions adaptées à vos besoins.”
• Posez une question intrigante : “Comment votre entreprise aborde-t-elle [problématique ou tendance actuelle] ?”
  

Comment éviter que votre email soit ignoré ?

Voici quelques conseils pour éviter que votre mail passe inaperçu :

• Soignez l’objet du mail : court et droit au but.
• Évitez les formulations génériques comme “Demande d’informations”.
• Personnalisez votre message : mentionnez un projet ou un fait spécifique concernant le destinataire.

Comment suivre une demande de rendez-vous sans réponse ?

• Attendre un délai raisonnable :
  • Laissez passer 2 à 3 jours ouvrés avant de relancer, afin de ne pas paraître trop insistant.
• Relancer par e-mail ou message :
  • Restez courtois et professionnel.
  • Mentionnez l’objet du premier message pour rappeler le contexte (exemple : “Je me permets de revenir vers vous au sujet de ma proposition de rendez-vous…”).
  • Soyez bref et direct, proposez à nouveau des créneaux précis pour faciliter la prise de décision (exemple : “Seriez-vous disponible mardi à 10h ou jeudi à 14h ?”).
  • Montrez que vous comprenez leur emploi du temps chargé.
• Utiliser d’autres canaux de communication :
  • Appel téléphonique : Si le prospect ne répond pas par e-mail, essayez de le contacter directement par téléphone. Soyez prêt à reformuler votre message de manière concise.
  • Message LinkedIn (si pertinent) : Contactez le prospect via LinkedIn pour varier les canaux de communication et éviter la saturation des e-mails.
• Privilégier la valeur ajoutée :
  • Plutôt que de demander un “suivi”, apportez une raison d’engager la conversation (exemple : “J’ai une nouvelle idée à partager sur [sujet] qui pourrait vous intéresser”).
  • Partagez une ressource utile (un article, une étude, un cas client) pour montrer votre expertise et susciter l’intérêt.
• Créer un sentiment d’urgence :
  • Mentionnez la disponibilité limitée de vos créneaux ou la pertinence d’agir rapidement (exemple : “Les prochaines semaines sont chargées, mais j’ai encore des disponibilités jeudi ou vendredi cette semaine”).
• Automatiser les rappels :
  • Utilisez un CRM ou un outil de gestion des e-mails pour automatiser les relances avec des modèles d’e-mails personnalisés et des rappels d’action.
• Faire preuve de persévérance mais de tact :
  • Si la personne ne répond pas après 2 à 3 relances, espacez les relances (par exemple, 1 par semaine) pour éviter de paraître intrusif.
  • Après 3 à 4 tentatives sans réponse, reformulez avec une phrase du type : “Je vois que ce n’est peut-être pas le bon moment pour vous, je me tiens disponible si la situation évolue.”
• Demander un retour sur l’intérêt :
  • Soyez direct mais respectueux : “Souhaitez-vous toujours en discuter ? Si ce n’est pas le bon moment, je peux m’adapter.”
  • Cela montre que vous respectez le temps du prospect et vous permet de filtrer les prospects peu intéressés.
• Ne pas abandonner trop vite :
  • Certains prospects ne répondent qu’après 4 ou 5 relances.
  • Alternez entre e-mails, appels et messages LinkedIn pour maintenir la visibilité sans agacer.